Tijdig starten en afronden P&C

10.2.1	Tijdig starten en afronden P&C-producten; zijnde de Jaarrekening, de Zomernota, de Kadernota en de Begroting. Versterken rol PS bij totstandkoming en verbeteren communicatie rondom deze producten

Toelichting op meerjarendoel
Een belangrijk doel van het verbeterprogramma Versterking Financiële Functie is te komen tot een betrouwbare en adequate sturings- en verantwoordingscyclus. Daartoe wordt een jaarkalender opgesteld in samenspel met de griffie, een draaiboek per P&C product en een periodieke afsluiting van de financiële administratie en beleidsmonitoring. De daarvoor benodigde randvoorwaarden worden door uitvoering van het verbeterprogramma Versterking Financiële Functie en het verbeteren van de werkprocessen in de bedrijfsvoering ingevuld. Daarnaast leren wij van de evaluaties op de huidige P&C producten en nemen verbeterpunten die daaruit voort vloeien (o.a. Zomernota en Jaarrekening) mee in het proces naar de volgende P&C producten. Het plannen van onze producten, activiteiten en de politieke bestuurlijke besluitvorming moet beter. Het inzien van het belang daarvan, het samenspel van de diverse spelers als het gaat om planning, de instrumenten om goed te kunnen plannen vragen dan ook aandacht in 2021. Hier zit ook een cultuuraspect. Dit raakt aan het vertrouwen dat medewerkers in onze organisatie mogen hebben dat het bestuur ontvankelijk blijft voor argumenten waarom een planning niet gehaald wordt. En dat bijsturing in de planning dan mogelijk is. Daarnaast moet er ook een open cultuur zijn waarin bij (nieuwe) politieke wensen ook uitvoeringsrealisme serieus mee mag spelen bij de besluiten. Gezien de huidige onzekerheid, voorzien wij dat er naast de reguliere P&C momenten allicht meer momenten gedurende het komende jaar kunnen zijn waarbij het verstandig is om begrotingswijzigingen ter besluitvorming voor te leggen. Voor 2021 voorzien wij een financiële voortgangsrapportage (eerste 3 maanden) waarbij bericht wordt over: de voortgang vertragingsfactor 2%, afwijkingen die niet bijgestuurd kunnen worden (onontkoombaar, onvermijdelijk en onvoorzien), vrijval en of mogelijke verschuiving die niet past binnen mandaat Gedeputeerde Staten, en tot slot een besluittekst inzake voorgestelde begrotingswijzigingen. Voor het najaar wordt naar analogie van de zomernota (eerste 6 maanden) een P&C product bij u als Provinciale Staten aangeboden waarin de voortgang op beleidsrealisatie en op financiën wordt weergegeven met gebruik van stoplichtjes. De tekstuele toelichting richt zich op de afwijkingen. Mochten er zich tussentijds zaken voordoen, dan is het wenselijk om de mogelijkheid te hebben om een begrotingswijziging aan te bieden bij de Staten. Juist om adaptief te kunnen sturen in tijden van onzekerheid.

10.2.1

Tijdig starten en afronden P&C-producten; zijnde de Jaarrekening, de Zomernota, de Kadernota en de Begroting. Versterken rol PS bij totstandkoming en verbeteren communicatie rondom deze producten

Een belangrijk doel van het verbeterprogramma Versterking Financiële Functie is te komen tot een betrouwbare en adequate sturings- en verantwoordingscyclus. Daartoe wordt een jaarkalender opgesteld in samenspel met de griffie, een draaiboek per P&C product en een periodieke afsluiting van de financiële administratie en beleidsmonitoring. De daarvoor benodigde randvoorwaarden worden door uitvoering van het verbeterprogramma Versterking Financiële Functie en het verbeteren van de werkprocessen in de bedrijfsvoering ingevuld. Daarnaast leren wij van de evaluaties op de huidige P&C producten en nemen verbeterpunten die daaruit voort vloeien (o.a. Zomernota en Jaarrekening) mee in het proces naar de volgende P&C producten.

Het plannen van onze producten, activiteiten en de politieke bestuurlijke besluitvorming moet beter. Het inzien van het belang daarvan, het samenspel van de diverse spelers als het gaat om planning, de instrumenten om goed te kunnen plannen vragen dan ook aandacht in 2021. Hier zit ook een cultuuraspect. Dit raakt aan het vertrouwen dat medewerkers in onze organisatie mogen hebben dat het bestuur ontvankelijk blijft voor argumenten waarom een planning niet gehaald wordt. En dat bijsturing in de planning dan mogelijk is. Daarnaast moet er ook een open cultuur zijn waarin bij (nieuwe) politieke wensen ook uitvoeringsrealisme serieus mee mag spelen bij de besluiten.

Gezien de huidige onzekerheid, voorzien wij dat er naast de reguliere P&C momenten allicht meer momenten gedurende het komende jaar kunnen zijn waarbij het verstandig is om begrotingswijzigingen ter besluitvorming voor te leggen.

Voor 2021 voorzien wij een financiële voortgangsrapportage (eerste 3 maanden) waarbij bericht wordt over: de voortgang vertragingsfactor 2%, afwijkingen die niet bijgestuurd kunnen worden (onontkoombaar, onvermijdelijk en onvoorzien), vrijval en of mogelijke verschuiving die niet past binnen mandaat Gedeputeerde Staten, en tot slot een besluittekst inzake voorgestelde begrotingswijzigingen.

Voor het najaar wordt naar analogie van de zomernota (eerste 6 maanden) een P&C product bij u als Provinciale Staten aangeboden waarin de voortgang op beleidsrealisatie en op financiën wordt weergegeven met gebruik van stoplichtjes. De tekstuele toelichting richt zich op de afwijkingen.
Mochten er zich tussentijds zaken voordoen, dan is het wenselijk om de mogelijkheid te hebben om een begrotingswijziging aan te bieden bij de Staten. Juist om adaptief te kunnen sturen in tijden van onzekerheid.