Provinciale informatie is beter

9.8.1	Provinciale informatie is beter en duurzamer beschikbaar, toegankelijk en we publiceren actief openbaar

Toelichting op meerjarendoel
Specialisten bij Informatisering en Automatisering (I&A) werken o.a. aan verankering van het wettelijk ‘strategisch informatieoverleg’ (SIO), actualisering van de provinciale regelgeving voor informatiebeheer en rechtmatige vernietiging van dossiers. De provinciearchivaris houdt hier toezicht op. Prioritair punt in het SIO voor 2021 is de verbetering van informatiebeheerprocessen aan de gebruikerskant: de lijnorganisatie. We werken bij alle afdelingen van de provincie aan het structureel verbeteren van metagegevens, een duidelijk ordeningsplan en informatieoverzicht. De provinciearchivaris is tevens wettelijk toezichthouder voor het informatiebeheer bij de samenwerkingsverbanden van de provincie, waaronder de RUD Utrecht en BIJ12. In 2021 werkt Het Utrechts Archief (HUA) verder aan bestendiging van het toezicht op deze partijen. Vanuit I&A loopt vanaf 2021 een programma voor de invoering van de Wet open overheid (Woo) en het actief publiceren van provinciale informatie, op basis van een in 2020 uitgevoerde impactanalyse. Binnen dit programma geven we vorm aan de directe relatie tussen actieve openbaarheid en informatiebeheer, en tevens met informatieveiligheid en bescherming van persoonsgegevens. We hebben onder het programma Samenwerken en dossiers een project opgezet om als provincie aan te sluiten op het e-Depot van HUA. In 2021 brengen we de eerste digitale archiefbestanden als proef over naar het e-Depot. Hierna gaan we meer overbrengen in de lijnorganisatie en volgt ook positionering van het e-Depot binnen onze informatiearchitectuur. HUA beheert onder verantwoordelijkheid van de provinciearchivaris onze archiefbewaarplaats, met daarin de provinciale archieven vanaf de vroege negentiende eeuw. Tevens bevat de archiefbewaarplaats de archieven van een aantal particuliere organisaties met provinciaal werkgebied. In 2021 ronden we het overbrengen af van de archieven van de voormalige commissaris van de Koningin (1986-1997), GS (1989-1997) en de voormalige Dienst Landelijk Gebied (DLG), verfijnen we archieftoegangen, stellen we een actueel acquisitieprofiel voor particuliere archieven op en voeren we de periodieke ‘hotspotmonitor’ bij de provincie in. Die laatste bevat belangrijke gebeurtenissen waarvan we het archief nadrukkelijker willen verzamelen en bewaren. Beoogd resultaat 2021 De kwaliteit van het (digitale) informatiebeheer binnen de provinciale organisatie is verbeterd, concreet: metadata, ordening en overzicht zijn structureel verbeterd; het strategisch informatiebeheer overleg (SIO) is verder verankerd in het provinciaal informatiebeleid; de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer zijn geactualiseerd; het proces voor rechtmatige vernietiging van dossiers is weer in werking; de periodieke ‘hotspotmonitor’ is in werking gezet. De directe relatie van actieve openbaarheid met informatiebeheer is gerealiseerd en bestendigd. Het overbrengen en de toegankelijkheid van de (historische) provinciale archieven voldoen aan de wettelijke vereisten. De aansluiting op het e-Depot voor het langdurig bewaren van digitale informatie is gereed voor gebruik. Het eerste digitale archiefbestand van de provincie is overgebracht naar de provinciale archiefbewaarplaats.

9.8.1

Provinciale informatie is beter en duurzamer beschikbaar, toegankelijk en we publiceren actief openbaar

Specialisten bij Informatisering en Automatisering (I&A) werken o.a. aan verankering van het wettelijk ‘strategisch informatieoverleg’ (SIO), actualisering van de provinciale regelgeving voor informatiebeheer en rechtmatige vernietiging van dossiers. De provinciearchivaris houdt hier toezicht op. Prioritair punt in het SIO voor 2021 is de verbetering van informatiebeheerprocessen aan de gebruikerskant: de lijnorganisatie. We werken bij alle afdelingen van de provincie aan het structureel verbeteren van metagegevens, een duidelijk ordeningsplan en informatieoverzicht.

De provinciearchivaris is tevens wettelijk toezichthouder voor het informatiebeheer bij de samenwerkingsverbanden van de provincie, waaronder de RUD Utrecht en BIJ12. In 2021 werkt Het Utrechts Archief (HUA) verder aan bestendiging van het toezicht op deze partijen.

Vanuit I&A loopt vanaf 2021 een programma voor de invoering van de Wet open overheid (Woo) en het actief publiceren van provinciale informatie, op basis van een in 2020 uitgevoerde impactanalyse. Binnen dit programma geven we vorm aan de directe relatie tussen actieve openbaarheid en informatiebeheer, en tevens met informatieveiligheid en bescherming van persoonsgegevens.

We hebben onder het programma Samenwerken en dossiers een project opgezet om als provincie aan te sluiten op het e-Depot van HUA. In 2021 brengen we de eerste digitale archiefbestanden als proef over naar het e-Depot. Hierna gaan we meer overbrengen in de lijnorganisatie en volgt ook positionering van het e-Depot binnen onze informatiearchitectuur.

HUA beheert onder verantwoordelijkheid van de provinciearchivaris onze archiefbewaarplaats, met daarin de provinciale archieven vanaf de vroege negentiende eeuw. Tevens bevat de archiefbewaarplaats de archieven van een aantal particuliere organisaties met provinciaal werkgebied. In 2021 ronden we het overbrengen af van de archieven van de voormalige commissaris van de Koningin (1986-1997), GS (1989-1997) en de voormalige Dienst Landelijk Gebied (DLG), verfijnen we archieftoegangen, stellen we een actueel acquisitieprofiel voor particuliere archieven op en voeren we de periodieke ‘hotspotmonitor’ bij de provincie in. Die laatste bevat belangrijke gebeurtenissen waarvan we het archief nadrukkelijker willen verzamelen en bewaren.

Beoogd resultaat 2021

De kwaliteit van het (digitale) informatiebeheer binnen de provinciale organisatie is verbeterd, concreet: metadata, ordening en overzicht zijn structureel verbeterd; het strategisch informatiebeheer overleg (SIO) is verder verankerd in het provinciaal informatiebeleid; de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer zijn geactualiseerd; het proces voor rechtmatige vernietiging van dossiers is weer in werking; de periodieke ‘hotspotmonitor’ is in werking gezet.

De directe relatie van actieve openbaarheid met informatiebeheer is gerealiseerd en bestendigd.

Het overbrengen en de toegankelijkheid van de (historische) provinciale archieven voldoen aan de wettelijke vereisten.

De aansluiting op het e-Depot voor het langdurig bewaren van digitale informatie is gereed voor gebruik. Het eerste digitale archiefbestand van de provincie is overgebracht naar de provinciale archiefbewaarplaats.